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English version of this page: Questions/Answers (FAQ)

Auf dieser Seite gibt es Antworten auf häufig gestellte Fragen über Simprove Workity. Wurden Ihre Fragen nicht oder nicht ausreichend beantwortet, dann wenden Sie sich bitte per Kontaktformular an unseren Support und wir antworten Ihnen.


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Allgemeine Fragen

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Was ist Workity?

Workity ist die webbasierte Lösung, die Einzelpersonen und verteilte Teams bei ihrer Arbeit mit einem oder mehreren parallelen Projekten und den dabei anfallenden Aufgaben, Terminen, Dateien und Informationen intuitiv unterstützt.

Weitere Informationen sowie verschiedene Videotutorials erhalten Sie unter www.workity.info.

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Warum sollte ich Workity benutzen?

Der Anwendungsbereich von Workity umfasst sowohl alle beruflichen Projekte als auch private Angelegenheiten. Unabhängig, ob es sich um die Bearbeitung mehrmonatiger IT Projekte, das gemeinschaftliche Verfassen wissenschaftlicher Arbeiten, die Organisation eines Klassentreffens oder die Planung einer Hochzeit handelt, für alle Aufgaben dieser Art kann Workity effektiv eingesetzt werden.

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Wo registriere ich mich und was kostet es?

Die Registrierung erfolgt auf der Seite www.workity.com/register.aspx.

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Welche Vorteile bietet mir eine Premium-Mitgliedschaft?

• Hochladen von Dateien für einen gemeinsamen Zugriff (Wie lade ich eine Datei hoch?)
• Versand von E-Mails an einzelne Personen und ganze Teams (Wie kann ich Personen eine E-Mail senden?)
• Kalenderansichten (Wie kann ich mir Aufgaben und Termine in einem Kalender anzeigen lassen?)
• sichere SSL-Verbindung (Was ist SSL?)
• keine Werbung auf dem Dashboard
• garantierter 24h-Support per E-Mail

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Wie werde ich Premium-Mitglied?

1. persönliche Einstellungen öffnen (im Dashboard oben rechts)
2. in der Kategorie "Nutzerzugang" die Option "Premium-Mitgliedschaft" auswählen
3. abhängig von der gewünschten Premium-Dauer (6 oder 12 Monate) den entsprechenden PayPal-Zahlungsvorgang ausführen

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Was ist SSL?

Secure Sockets Layer (SSL) ist ein Verschlüsselungsprotokoll für die Datenübertragungen im Internet, das wir für Premium-Mitglieder anbieten. Nähere und detaillierte Informationen finden Sie bei Wikipedia.

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Werden meine Daten gesichert? Sind meine Daten sicher? Wo werden Sie gehostet?

Ihre Daten werden täglich durch uns gesichert und entsprechend verschlüsselt. Unabhängige Experten führen in unserem Auftrag regelmäßige Sicherheitstests durch. Webhosting Partner ist die Firma 1&1 aus Montabaur.

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Können wir Workity auf unserem eigenen Server installieren?

Leider nein. Unsere Produkte gibt es nur als von uns gehostete Lösung. Wir kümmern uns um die Sicherheit, das Backup, die Updates und die Wartung der Systeme.

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Gibt es einen telefonischen Support?

Leider nein. Wir bieten jedoch uneingeschränkten E-Mail Support. Am einfachsten erreichen Sie uns über das Kontaktformular. Jede Support-Anfrage wird sorgfältig von geschultem Personal beantwortet.

Für Premium-Mitglieder garantieren wir eine Antwort innerhalb von 24 Stunden.

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Können wir Workity anpassen?

Jeder benutzt die gleiche Version von Simprove Workity. Durch die innovative One-Page-Technologie sind keine individuellen oder projektspezifischen Anpassungen notwendig.

Jeder Nutzer kann in den persönlichen Einstellungen seinen Anzeigenamen, sein Benutzerbild und sein Passwort ändern.

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In welchen Sprachen ist Workity erhältlich?

Workity ist aktuell in Deutsch und Englisch erhältlich. Die Sprachwahl erfolgt automatisch durch die im Browser eingestellte bevorzugte Sprache.

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Gibt es Einschränkungen mit gewissen Browserversionen, Betriebssystemen und Bildschirmauflösungen?

Wir bemühen uns, Workity für alle verbreiteten Browserversionen, Betriebssysteme und Bildschirmauflösungen zu optimieren.

Folgende Browser werden unterstützt:

• Internet Explorer ab Version 7
• Mozilla Firefox ab Version 1.5 (empfohlen wird mindestens Version 2.0)
• Apple Safari ab Version 3.0
• Netscape ab Version 9
• Opera ab Version 9
• Mozilla Camino ab Version 1.5
• Flock ab Version 1.0
• Google Chrome ab Version 1.0

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Wo ist der Unterschied zu Outlook und Project?

Workity versucht nicht Outlook, Project odere andere bekannte Lösungen zu kopieren. Im Gegenteil, die Plattform stellt ein neues Paradigma in der webbasierten Zusammenarbeit dar und vermittelt die von Simprove entwickelte Methodik des Social Project Management (SPM).

Workity adressiert vor allem Projekte, deren Mitglieder sich über das WWW finden und zusammenarbeiten, wie z.B. Startups, Freiberufler oder Wissenschaftler. Für diese wäre die Installation, Wartung, das Backup und die Absicherung eines Exchange- bzw. Project-Servers aufwendig und teuer. Sie wollen sich auf die Arbeit konzentrieren und ihre Projekte flexibel mit einer SaaS-Lösung bearbeiten.

Doch nicht nur in solchen Aspekten, sondern auch im Funktionsumfang geht Workity über bekannte Lösungen hinaus. Durch das innovative Tagging-Konzept (Mehrfachverschlagwortung) können die Nutzer ihre Aufgaben, Dateien und Notizen einfach verwalten und gezielt wiederfinden - überall und zu jeder Zeit. Weiterhin können im Gegensatz zu Outlook auch Aufgaben im dynamischen Kalender angezeigt werden.

Outlook ist und bleibt in erster Linie ein E-Mail Programm. Entsprechend unserer Erfahrung findet heutzutage die Zusammenarbeit in verteilten Teams überwiegend durch den Austausch von E-Mails statt. Aufgabenstellungen und andere wesentliche Informationen werden dabei unstrukturiert vermittelt und müssen nachträglich von jedem einzelnen Empfänger lokal organisiert und aktualisiert werden. Dies widerstrebt der Philosophie des Social Project Management, derer sich Workity angenommen hat.

Durch den Einsatz von Workity konnte die Anzahl der E-Mails in den von uns betreuten Projekten um mehr als 40% reduziert werden. Zusätzlich verringerte sich das generelle Datenvolumen aufgrund der einheitlichen Informationsbasis um ca. 30%.

Bezüglich Project können wir uns nur David Allen aus Getting Things Done anschließen: "I´ve discovered that the biggest improvement opportunity in planning does not consist of techniques for the highly elaborate and complex kinds of project organization that professional project managers sometimes use (like GANTT charts). [...] For the most part, the applications that are specifically designed for project organizing are way too complex, with too much horsepower to really be functional for 98% of what most people need to manage. They´re appropriate only for the very small percentage of the professional world that actually needs them. [...] When they (project management tools) are used successfully, they´re usually highly customized to fit very specific requirements for the company or the industry."

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Warum kann ich mich nicht per RSS über Änderungen in meinen Projekten informieren?

Um einen vollständigen Schutz Ihrer Projektdaten vor unbefugten Zugriffen zu gewährleisten, bietet Workity gegenwärtig keine RSS-Funktionen an.

RSS-Feeds werden in erster Linie für öffentliche Informationen angeboten, die beispielsweise durch Weblogs oder Nachrichtendienste im Internet verbreitet werden. Projektdaten, die in Form von Aufgaben, Notizen oder Dateien bei Workity hinterlegt werden, sind jedoch grundsätzlich geschützte Informationen, die lediglich von den beteiligten Personen eingesehen und bearbeitet werden dürfen. Aktuell existiert noch kein RSS-Standard, der eine sichere Übertragung von persönlichen Informationen ermöglicht. Ihre geschützten Projektdaten müssten somit mittels öffentlicher RSS-Feed-URLs zugänglich gemacht werden. Hierbei besteht jedoch ein erhöhtes Risiko, dass diese URLs von Unbefugten genutzt und manipuliert werden oder die Inhalte von Suchmaschinen erfasst und verbreitet werden. Es bestehen zwar unterschiedliche Ansätze für einen geschützten Zugriff auf RSS-Feeds, jedoch können diese nicht in Verbindung mit Online-Feedreadern (z.B. Google-Reader, NewsGator) genutzt werden.

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Warum kann ich meine Termine nicht im iCalendar-Format exportieren?

Um einen vollständigen Schutz Ihrer Projektdaten vor unbefugten Zugriffen zu gewährleisten, bietet Workity gegenwärtig keine Funktionen zum Export von Aufgaben-Informationen im iCalendar-Format an.

Ähnlich der Problematik mit RSS-Feeds (Warum kann ich mich nicht per RSS über Änderungen in meinen Projekten informieren?) können Kalenderinformationen grundsätzlich nur von anderen Anwendungen importiert werden, wenn diese im iCalendar-Format durch öffentliche URLs bereitgestellt werden. Dementsprechend besteht ein erhöhtes Risiko, dass diese URLs von Unbefugten genutzt und manipuliert werden oder die Inhalte von Suchmaschinen erfasst und verbreitet werden.

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Arbeiten mit Workity und Projekten

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Was versteht Simprove unter einem Projekt?

Simprove hat sich nicht der Definition nach DIN 69901 angeschlossen, wonach ein Projekt ein Vorhaben ist, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.

Workity richtet sich vielmehr nach der Definition von David Allen aus Getting Things Done. Dort heisst es: "... define a project as any outcome you´re committed to achieving that will take more than one action step to complete."

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Was sind die wichtigsten Elemente in Workity?

• Projekte
• an den Projekten beteiligte Personen
• in den Projekten bedeutsame Schlagwörter (Was ist ein Schlagwort?)
• Projektinhalte in Form von Aufgaben, Notizen und Dateien

Aufgaben, Notizen und Dateien können sowohl mit Personen als auch mit Schlagwörtern getaggt werden. Hierdurch werden gleichzeitig personelle Verantwortlichkeiten abgebildet und Projektinhalte strukturiert verwaltet.

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Was ist ein Schlagwort?

Ein Schlagwort (oder auch Tag im Englischen genannt) ist eine Meta-Information, die Elementen (Aufgaben, Notizen, Dateien) zugewiesen werden kann, damit diese Projektinhalte schnell und gezielt wiedergefunden werden können.

Abgesehen von so genannten Whitespace-Zeichen (z.B. Leerzeichen, Tabulator, etc.) können beliebige Wörter und sonstige Zeichenketten bis zu einer maximalen Länge von 20 Zeichen als Schlagwörter verwendet werden.

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Was bedeuten die farblich unterschiedlich dargestellten Informationen eines Workity Elementes?

In der unteren Zeile eines jeden Elementes (Aufgabe, Notiz oder Datei) wird die Zuordnung zu einem Projekt (rot), die beteiligten bzw. verantwortlichen Personen (blau), die zugewiesenen Schlagwörter (grün) sowie der letzte Bearbeiter und der Zeitpunkt der letzten Änderung (grau, kursiv) angezeigt.

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Wann und warum muss ich mein Dashboard neu laden?

Durch das Neuladen der persönlichen Übersichtsseite (Dashboard) wird die Liste der vorhandenen Projekte, Personen und Schlagwörter aktualisiert. Sie werden durch eine entsprechende Nachricht aufgefordert Ihr Dashboard neu zu laden, wenn:

• eine Projekteinladung angenommen wurde
• durch eine Suchanfrage Elemente gefunden wurden, die mit unbekannten Schlagwörtern oder Personen getaggt sind
• eine Projekt-Mitgliedschaft aufgehoben wurde
• ein Projekt gelöscht wurde

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Ich bin neu bei Workity und wurde auf ein Projekt eingeladen, was muss ich nun tun?

1. mit den in der Einladungs-E-Mail erhaltenen Zugangsdaten unter www.workity.com anmelden
2. das kursiv dargestellte Projekt, zu dem Sie eingeladen wurden, auswählen
3. abhängig ob Sie aktiv an diesem Projekt mitarbeiten möchten entweder die Projekt-Aktion "Projekt-Mitgliedschaft annehmen" oder "Projekt-Mitgliedschaft ablehnen" ausführen

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Wie bestimme ich, wer in einem Projekt welche Inhalte sehen und bearbeiten darf?

Workity verzichtet bewusst auf ein integriertes Benutzer- und Rechtekonzept. Innerhalb eines Projektes können alle beteiligten Personen alle Inhalte (Aufgaben, Notizen, Dateien) ansehen und bearbeiten. Dementsprechend sollten in einem Projekt nur Informationen verwaltet werden, die für den zugehörigen Personenkreis bestimmt sind. Wenn bestimmte Inhalte von bestimmten Personen nicht eingesehen oder bearbeitet werden sollen, dann verwalten Sie diese Informationen in einem Projekt, an dem die entsprechenden Personen nicht beteiligt sind.

Zur Verwaltung persönlicher Aufgaben, Notizen und Dateien empfehlen wir jedem Nutzer, ein Projekt mit dem Namen "Privat" anzulegen und keine weiteren Personen zu diesem Projekt einzuladen.

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Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?

Sofern die Projektverantwortung nicht an ein anderes Teammitglied übertragen wurde, ist derjenige Nutzer für ein Projekt verantwortlich, der dieses Projekt angelegt hat.

Nur der verantwortliche Projektinhaber kann die folgenden Projekt-Aktionen ausführen:

• Projekt umbenennen (Wie kann ich ein Projekt umbenennen?)
• Projekt löschen (Wie kann ich ein Projekt löschen?)
• Projekt-Mitgliedschaft für ein anderes Teammitglied aufheben (Wie kann ich die Projekt-Mitgliedschaft für ein anderes Teammitglied aufheben?)
• Projekt-Verantwortung an ein anderes Teammitglied übertragen (Wie kann ich die Projektverantwortung an ein anderes Teammitglied übertragen?)

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Wie kann ich ein Projekt umbenennen?

1. Projekt auswählen
2. Projekt-Aktion "Projekt umbenennen" ausführen
3. im Änderungsdialog den neuen Projektnamen angeben

Ein Projekt kann nur vom verantwortlichen Projektinhaber umbenannt werden (Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?).

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Wie kann ich ein Projekt löschen?

1. Projekt auswählen
2. Projekt-Aktion "Projekt löschen" ausführen

Ein Projekt kann nur vom verantwortlichen Projektinhaber gelöscht werden (Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?).

Ein Projekt kann nur gelöscht werden, wenn keine zugehörigen Aufgaben, Notizen und Dateien mehr vorhanden sind.

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Wie kann ich die Projektverantwortung an ein anderes Teammitglied übertragen?

1. Projekt auswählen
2. Person auswählen, an die die Projektverantwortung übertragen werden soll
3. Projekt-Aktion "Projekt-Verantwortung an die ausgewählte Person übertragen" ausführen

Nur der aktuelle Projektinhaber kann die Projektverantwortung an ein anderes Teammitglied übertragen (Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?).

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Wie lade ich eine Person zu einem Projekt ein, die noch nicht auf meinem Dashboard vorhanden ist?

1. Projekt auswählen
2. Projekt-Aktion "Neues Projekt-Mitglied einladen" ausführen
3. im Einladungsdialog die Nutzer-E-Mail-Adresse des neuen Teammitglieds und optional eine Einladungsnachricht eingeben

Sie können auch eine Person zu einem Projekt einladen, für die noch kein Workity-Nutzerzugang existiert. Aktivieren Sie hierzu im Einladungsdialog das Kästchen: "Automatisch einen neuen Workity-Nutzerzugang mit der gegebenen E-Mail-Adresse erstellen, falls kein solcher Nutzer existiert."

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Wie lade ich Personen zu einem Projekt ein, die bereits auf meinem Dashboard vorhanden sind?

1. Personen auswählen
2. Projekt-Aktion "Ausgewählte Personen zu einem anderen Projekt einladen"
3. im Einladungsdialog das gewünschte Projekt auswählen und optional eine Einladungsnachricht eingeben

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Wie kann ich eine Projekt-Mitgliedschaft aufheben?

1. Projekt auswählen
2. Projekt-Aktion "Projekt-Mitgliedschaft aufheben" ausführen

Sie können eine Projekt-Mitgliedschaft nur aufheben, wenn dieses Projekt keine Dateien mehr beinhaltet, die von Ihnen hochgeladen wurden (Wie kann ich mir alle Dateien aus einem Projekt anzeigen lassen, die von einer bestimmten Person hochgeladen wurden?).

Sie können eine Projekt-Mitgliedschaft nur aufheben, wenn Sie nicht der verantwortliche Projektinhaber sind (Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?).

Wenn Sie als verantwortlicher Projektinhaber Ihre Projekt-Mitgliedschaft aufheben möchten, übertragen Sie zunächst die Projektverantwortung an ein anderes Teammitglied (Wie kann ich die Projektverantwortung an ein anderes Teammitglied übertragen?).

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Wie kann ich die Projekt-Mitgliedschaft für ein anderes Teammitglied aufheben?

1. Projekt auswählen
2. Person auswählen, deren Projekt-Mitgliedschaft aufgehoben werden soll
3. Projekt-Aktion "Projekt-Mitgliedschaft für die ausgewählte Person aufheben" ausführen

Nur der verantwortliche Projektinhaber kann die Projekt-Mitgliedschaft für ein anderes Teammitglied aufheben (Wer ist der verantwortliche Projektinhaber?).

Die Projekt-Mitgliedschaft kann nur für ein anderes Teammitglied aufgehoben werden, wenn dieses Projekt keine Dateien mehr beinhaltet, die von dieser Person hochgeladen wurden (Wie kann ich mir alle Dateien aus einem Projekt anzeigen lassen, die von einer bestimmten Person hochgeladen wurden?).

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Wie sehe ich, welche Personen Mitglied in welchem Projekt sind?

Wird ein bestimmtes Projekt ausgewählt, so werden alle Personen angezeigt, die an diesem Projekt beteiligt sind. Weiterhin bleiben alle Schlagworte unterstrichen, die in diesem Projekt verwendet werden. Wählt man hingegen eine bestimmte Person aus, so werden alle Projekte angezeigt, an denen diese Person beteiligt ist, u.s.w.

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Kann ich eine private To-Do-Liste erstellen?

Erstellen Sie einfach ein neues Projekt und laden Sie hierzu keine weiteren Personen ein. Die so verwalteten Elemente sind nur für Sie sichtbar. Wir empfehlen jedem Nutzer, ein solches "Privat"-Projekt anzulegen, um auch rein persönliche Aufgaben, Notizen und Dateien mit Workity verwalten zu können.

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Warum kann ich keine Elemente mehr auswählen, wenn mehrere Projekte ausgewählt sind?

Wenn ein Projekt ausgewählt wird, werden alle Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) auf dem Dashboard deaktiviert (Auswahlbox ist nicht mehr sichtbar), die nicht zu diesem Projekt gehören. Da ein Element genau zu einem Projekt gehört, sind dementsprechend alle Elemente deaktiviert, wenn mehrere Projekte ausgewählt wurden. Ein Element kann also nur ausgewählt werden, wenn kein Projekt oder lediglich das zugehörige Projekt ausgewählt ist.

Nutzen Sie die Auswahl-Aktion "Auswahl aufheben", um deaktivierte Elemente wieder auswählen zu können.

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Wie kann ich Personen eine E-Mail senden?

1. Projekt auswählen
2. Personen auswählen
3. Projekt-Aktion "Ausgewählten Personen eine E-Mail senden" ausführen
4. im E-Mail-Dialog den Betreff und die Nachricht eingeben

Diese Funktion ist nur für Premium-Mitglieder verfügbar (Wie werde ich Premium-Mitglied?).

Verwenden Sie die Auswahl-Aktion "Alle Personen auswählen", wenn Sie an das gesamte Projektteam eine E-Mail senden möchten.

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Kann ich für unterschiedliche Projekte unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden?

Ja. Es ist möglich, für jedes Projekt eine andere Kontakt-E-Mail-Adresse zu verwenden. Wenn Sie ein neues Projekt angelegt oder eine Projekteinladung angenommen haben, wird standardmäßig Ihre Workity Nutzer-E-Mail-Adresse als Kontakt für dieses Projekt verwendet. Sie können folgendermaßen eine andere Kontakt-E-Mail-Adresse für ein bestimmtes Projekt hinterlegen:

1. Projekt auswählen
2. Projekt-Aktion "Kontakt-E-Mail-Adresse ändern" ausführen
3. im Änderungsdialog die neue Kontakt-E-Mail-Adresse angeben

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Warum muss ich zum Senden einer E-Mail an eine Person extra ein Projekt auswählen?

In Workity kann man für jedes Projekt eine unterschiedliche Kontakt-E-Mail-Adresse festlegen (Kann ich für unterschiedliche Projekte unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden?). Deshalb ist es notwendig, zusätzlich zu einer Person auch ein entsprechendes Projekt auszuwählen, damit diese Person über die für dieses Projekt festgelegte Kontakt-E-Mail-Adresse angeschrieben werden kann.

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Warum ändert sich die Aktionsleiste dynamisch?

Innerhalb der Aktionsleiste werden stets nur Aktionen angeboten, die in Abhängigkeit der aktuell ausgewählten Projekte, Personen, Schlagwörter und Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) erlaubt und sinnvoll sind. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und vermeidet Fehlermeldungen in Verbindung mit ungültigen Aktionen.

Nutzen Sie die Auswahl-Aktion "Auswahl aufheben", um mit einem Klick die aktuelle Auswahl von Projekten, Personen, Schlagwörtern und Elementen aufzuheben.

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Warum sind manchmal Schlagwörter nicht mehr vorhanden, wenn ich mein Dashboard neu geladen habe?

Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden auf dem Dashboard immer nur die Schlagwörter angezeigt, die aktuell in Ihren Projekten verwendet werden und mindestens einer Aufgabe, Notiz oder Datei zugewiesen sind. Wenn Sie ein Schlagwort anlegen und dieses keinem Element zuweisen, wird es beim nächsten Laden des Dashboards nicht wieder angezeigt.

Wenn Sie bestimmte Schlagwörter immer auf Ihrem Dashboard verfügbar haben möchten, unabhängig ob diese aktuell mit irgendwelchen Projektinhalten in Verbindung stehen, dann legen Sie einfach in Ihrem "Privat"-Projekt eine Notiz als "Träger-Element" für diese Schlagwörter an.

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Warum soll ich mich abmelden, wenn ich Workity verlasse?

Während Sie mit Workity arbeiten, werden Ihre Serveranfragen anhand einer so genannten Session-ID identifiziert. Diese persönliche Session-ID wird erstellt, sobald Sie sich durch Eingabe Ihrer Zugangsdaten (Nutzer-E-Mail-Adresse und Passwort) erfolgreich angemeldet haben. Wenn Sie sich bei Workity abmelden, wird diese Session-ID wieder ungültig. Somit ist insbesondere bei der Verwendung öffentlicher Computer (z.B. im Internet-Cafe) sichergestellt, dass kein nachfolgender Nutzer eine noch gültige Session-ID verwenden kann, um Zugriff auf Ihre persönlichen Daten zu erlangen.

Zur Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sollten Sie immer oben rechts auf Abmelden klicken, wenn Sie Workity verlassen.

Wenn Sie länger als 1 Stunde nicht mehr aktiv mit Workity gearbeitet haben, wird Ihre aktuelle Session-ID automatisch ungültig und Sie müssen sich erneut anmelden.

Nähere und detaillierte Informationen zu Session-IDs finden Sie bei Wikipedia.

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Arbeiten mit Elementen (Aufgaben, Notizen, Dateien)

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Wie erstelle ich eine Aufgabe?

1. Projekt auswählen
2. optional Personen und Schlagwörter auswählen, mit denen die neue Aufgabe getaggt sein soll
3. Projekt-Aktion "Neue Aufgabe anlegen" ausführen
4. Inhalt eingeben (Titel, Fälligkeitszeitpunkt, Details)
5. Aufgaben-Element speichern

Wenn Sie eine neue Aufgabe ohne Auswahl verantwortlicher Personen anlegen, wird diese Aufgabe automatisch mit Ihrer Person getaggt.

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Wie erstelle ich eine Notiz?

1. Projekt auswählen
2. optional Personen und Schlagwörter auswählen, mit denen die neue Notiz getaggt sein soll
3. Projekt-Aktion "Neue Notiz anlegen" ausführen
4. Inhalt eingeben (Titel, Details)
5. Notiz-Element speichern

Wenn Sie eine neue Notiz ohne Auswahl von Personen anlegen, wird diese Notiz automatisch mit Ihrer Person getaggt.

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Wie lade ich eine Datei hoch?

1. Projekt auswählen
2. optional Personen und Schlagwörter auswählen, mit denen die neue Datei getaggt sein soll
3. Projekt-Aktion "Neue Datei hochladen" ausführen
4. im Dialog eine Datei auswählen

Diese Funktion ist nur für Premium-Mitglieder verfügbar (Wie werde ich Premium-Mitglied?).

Es können nur Dateien bis zu einer Größe von 10 MB hochgeladen werden.

Wenn eine Datei nach 10 Minuten noch nicht vollständig hochgeladen wurde, wird der Vorgang automatisch abgebrochen.

Dateien mit gleichem Dateinamen innerhalb des gleichen Projektes werden nicht überschrieben.

Wenn Sie eine neue Datei ohne Auswahl von Personen hochladen, wird diese Datei automatisch mit Ihrer Person getaggt.

Nachdem eine Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird das entsprechende Datei-Element auf dem Dashboard angezeigt und Sie können die Datei mit zusätzlichen Details beschreiben.

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Kann ich verschiedene Versionen meiner Dateien speichern?

Ja. Vergeben Sie die entsprechenden Versionierungsinformationen entweder anhand entsprechender Schlagwörter (z.B. Version1, Version2, etc.) oder notieren Sie dies einfach in der Beschreibung (z.B. v.1.2) des Datei-Elementes.

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Wie tagge ich Elemente nachträglich mit Personen und Schlagwörtern?

1. Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) auswählen
2. Personen und Schlagwörter auswählen
3. Element-Aktion "Ausgewählte Personen und Schlagwörter zuweisen" ausführen

Möchten Sie ein Schlagwort verwenden, das noch nicht auf Ihrem Dashboard vorhanden ist, führen Sie zunächst die Schlagwort-Aktion "Neues Schlagwort anlegen" aus.

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Wie entferne ich nachträglich Personen und Schlagwörter von Elementen?

1. Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) auswählen
2. Personen und Schlagwörter auswählen
3. Element-Aktion "Ausgewählte Personen und Schlagwörter entfernen" ausführen

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Wie vergebe ich Prioritäten?

Neben dem generellen Fälligkeitszeitpunkt können Aufgaben zusätzlich durch geeignete Schlagwörter priorisiert werden. Beispielsweise können Sie ein Aufgaben-Element einfach mit den Schlagwörtern "Priorität" und "hoch" taggen. Durch Auswahl dieser Schlagwörter können Sie gezielt nach allen dringenden Aufgaben eines oder mehrerer Projekte suchen. Entsprechend Ihrer Projektsyntax können Sie frei wählen, anhand welcher Schlagwörter welche Prioritätstufe ausgedrückt werden soll (z.B. Prio1, Prio2 oder niedrig, normal, hoch).

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Wie hinterlege ich Kontaktinformationen?

Erstellen Sie ein Notiz-Element, das Sie entsprechend mit Kontakt verschlagworten (taggen). Die Vergabe des Schlagwortes ist Ihnen natürlich freigestellt. Ob Sie es nun Kontaktinfo oder Adresse, etc. nennen ist einzig Ihnen und Ihren Projektmitgliedern überlassen. Über die Schlagwortesuche haben Sie sofort Zugriff auf alle gesuchten Kontaktinformationen.

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Warum kann ich keine Elemente löschen, die noch mit anderen Personen getaggt sind?

Diese Einschränkung soll verhindern, dass Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) gelöscht werden, deren Inhalte für andere Projektmitglieder eventuell noch von Bedeutung sind. Ein bestimmter Nutzer kann dementsprechend nur Elemente löschen, die lediglich mit seiner oder mit keiner Person getaggt sind.

Wenn Sie ein Element löschen möchten, das noch mit weiteren Personen getaggt ist, dann sollte dies unter Anwendung der so genannten Papierkorb-Regel geschehen (Was ist die Papierkorb-Regel?).

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Was ist die Papierkorb-Regel?

Die Papierkorb-Regel ist eine von uns empfohlene Vorgehensweise beim Löschen von Elementen, die mit mehren Personen getaggt sind. Sie soll verhindern, dass Aufgaben, Notizen oder Dateien, deren Inhalte für mehrere Personen von Bedeutung sind, einfach gelöscht werden, ohne dass alle beteiligten Personen darüber Kenntnis besitzen.

Wenn Sie eines Ihrer Elemente löschen möchten, das noch mit weiteren Personen getaggt ist, dann sollten Sie dieses Element lediglich mit dem Schlagwort "Papierkorb" o.ä. taggen und sich selbst aus der Personen-Liste entfernen. Somit erkennen die anderen beteiligten Personen, dass dieses Element gelöscht werden soll und Sie diesem Vorhaben bereits zugestimmt haben. Nun kann sich jede der anderen Personen ebenfalls aus der Personen-Liste entfernen, um zu bestätigen, dass dieses Element gelöscht werden kann. Ist nur noch eine Person an einem Element beteiligt, welches mit dem Schlagwort "Papierkorb" getaggt ist, dann kann diese Person letztendlich das Element löschen, da alle anderen beteiligten Personen diesem Vorhaben bereits zugestimmt haben.

Beispiel: Lenny und Carl haben zur Planung einer gemeinsamen Geburtstagsparty eine Gästeliste erarbeitet. Diese Notiz ist mit den Personen "Lenny" und "Carl" sowie dem Schlagwort "Gästeliste" getaggt. Die Gästeliste umfasst die Namen und E-Mail-Adressen aller Gäste, die sowohl Lenny als auch Carl zur Party einladen möchte. Nachdem die Party vorbei ist, möchte Carl die Gästeliste löschen. Da aber auch Lenny den Inhalt der Gästeliste mit erarbeitet hat, enfernt sich Carl lediglich aus der Personen-Liste und taggt die Notiz zustäzlich mit dem Schlagwort "Papierkorb". Lenny erkennt nun, dass Carl die Gästeliste nicht mehr benötigt. Er selbst möchte aber an die eingeladenen Gäste noch eine E-Mail mit den Party-Bildern schicken. Somit löscht Lenny die Gästeliste erst, wenn auch er die entsprechenden Inhalte und Informationen nicht mehr benötigt.

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Wie kann ich meine Projektinhalte exportieren?

1. Aufgaben, Notizen oder Dateien auf dem Dashboard auswählen
2. Element-Aktion "Ausgewählte Elemente als HTML-Datei exportieren" ausführen

Der HTML-Export von Datei-Elementen umfasst nicht den eigentlichen Datei-Inhalt. Hochgeladene Dateien können nur lokal gespeichert werden, indem jede Datei einzeln heruntergeladen wird.

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Wie kann ich ein Projekt archivieren?

Alle Inhalte eines bestimmten Projektes können folgendermaßen lokal gespeichert werden:

1. Projekt auswählen
2. Schnell-Suche "Elemente anzeigen" ausführen
3. Auswahl-Aktion "Alle Elemente auswählen" ausführen
4. Elemente im HTML-Format exportieren (Wie kann ich meine Projektinhalte exportieren?)
5. alle Dateien einzeln herunterladen und lokal abspeichern

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Suche nach Elementen (Aufgaben, Notizen, Dateien)

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Welche Suchmöglichkeiten bietet mir Workity?

Den Nutzern von Workity stehen 3 Arten bei der Suche nach Projektinhalten zur Verfügung:

1. Volltextsuche: Immer am oberen Bildrand sichtbar.
2. Schnellsuche: Beinhaltet Suchaktionen, die Sie mehrmals täglich ausführen und erspart Ihnen den Weg über die Detail-Suche.
3. Detail-Suche: Ist die umfangreichste Suche, in der Sie nach allem filtern können, was Sie nur wünschen.

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Was bedeutet die Schnellsuchaktion "Was habe ich heute zu tun?"

Mit dieser Suchaktion werden aus allen Ihren Projekten alle unerledigten Aufgaben angezeigt, die heute fällig oder bereits überfällig und Ihnen zugewiesen sind.

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Was bedeutet die Schnellsuchaktion "Was ist neu?"

Mit dieser Suchaktion werden aus allen Ihren Projekten alle Elemente (Aufgaben, Notizen, Dateien) angezeigt, die mit Ihrer Person getaggt sind und seit dem letzten Aufruf dieser Aktion von einer anderen Person geändert oder neu erstellt wurden.

Sie erhalten somit einfach und schnell einen Überblick, was sich in allen Ihren Projekten geändert hat.

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Wie suche ich nach Elementen, die einem bestimmten Projekt oder einer Person zugewiesen und/oder mit Schlagwörtern getaggt sind?

Wählen Sie einfach auf dem Dashboard aus wonach Sie suchen wollen (Projekte, Personen, Schlagwörter) und klicken Sie auf "Elemente anzeigen" in der Schnell-Suche.

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Wie verwende ich die Volltextsuche?

Die Volltextsuche funktioniert so, wie man es von der Suche im Internet, beispielsweise Google, gewohnt ist.

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Wie verwende ich die Detail-Suche?

Wählen Sie einfach auf dem Dashboard aus wonach Sie suchen wollen (Projekte, Personen, Schlagwörter) und verfeinern Sie die Suche durch die Filteroptionen der Detail-Suche. So können Sie z.B. zwischen unerledigten und erledigten Aufgaben unterscheiden oder ein gewisses Fälligkeitsdatum angeben.

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Muss man unbedingt Projekte auswählen, wenn man nach Elementen suchen will?

Nein. Es können auch nur Personen oder nur Schlagwörter bzw. Personen und Schlagwörter ausgewählt werden.

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Wie kann ich mir alle Dateien aus einem Projekt anzeigen lassen, die von einer bestimmten Person hochgeladen wurden?

1. Projekt auswählen
2. Person auswählen
3. Schnell-Suche "Dateien anzeigen, die von der ausgewählten Person hochgeladen wurden" ausführen

Sie können auch projektübergreifend nach Dateien suchen, die von einer bestimmten Person hochgeladen wurden. Wählen Sie hierzu zunächst die Person und anschließend mehrere Projekte aus, an denen diese Person beteiligt ist.

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Wie kann ich mir Aufgaben und Termine in einem Kalender anzeigen lassen?

Unerledigte Aufgaben können abhängig vom Fälligkeitszeitpunkt übersichtlich in einem Kalender angezeigt werden. Wie bei der Schnell-Suche nach Elementen sind dabei alle Filtermöglichkeiten in Verbindung mit Projekten, Personen und Schlagwörtern anwendbar.

Möchte man sich beispielsweise alle eigenen Aufgaben für den aktuellen Monat anzeigen lassen, dann braucht man lediglich seine eigene Person auszuwählen und kann direkt die Aktion "Aufgaben im Kalender anzeigen" ausführen.

Sollen von einem bestimmten Projekt alle unerledigten Aufgaben im Kalender angezeigt werden, die mit "Termin" getaggt und im Dezember fällig sind, kann dies durch die folgenden Schritte realisiert werden:

1. Projekt auswählen
2. Schlagwort "Termin" auswählen
3. in der Aktionskategorie "Aufgaben-Kalender" den Monat "Dezember" auswählen
4. die Aktion "Aufgaben im Kalender anzeigen" ausführen

Diese Funktion ist nur für Premium-Mitglieder verfügbar (Wie werde ich Premium-Mitglied?).

Es können gleichzeitig beliebig viele Kalender auf dem Dashboard dargestellt werden.

Durch Anklicken einer Aufgabe innerhalb eines Kalenders wird das vollständige Aufgaben-Element angezeigt.

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Persönliche Einstellungen

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Was kann ich alles ändern?

1. Anzeigename
2. Benutzerbild
3. Passwort

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Wie lösche ich meinen Nutzerzugang?

1. persönliche Einstellungen öffnen (im Dashboard oben rechts)
2. in der Kategorie "Nutzerzugang" die Aktion "Nutzerzugang löschen" ausführen

Sie können Ihren Nutzerzugang nur löschen, wenn Sie an keinem Projekt mehr aktiv beteiligt sind. Dementsprechend müssen Sie im Vorfeld alle Ihre Projekt-Mitgliedschaften aufheben (Wie kann ich eine Projekt-Mitgliedschaft aufheben?).

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